Как выстроить коммуникацию c командой на удаленке

Директор сказал "А", сотрудники услышали "В", а сделали "С". Наглядный пример неработающей коммуникации в компании. А как быть, когда все сотрудники работают на удаленке? Это же еще сложнее, да? Нет, главное — грамотный и гибкий подход. Важно настроить пять механизмов.

Факт: Harvard Business Review отметил, что удаленные работники более активно общаются с коллегами и руководителями, чем сотрудники офиса, и лучше вовлекаются в рабочий процесс.

1. Управление по целям

Любая деятельность начинается с постановки цели. Ваша команда должна знать, куда двигаться и какого результата от нее ждут. Ориентиром могут быть цифровые KPI — количество лидов и их стоимость, завершенные продажи, количество проектов на одного сотрудника, прирост подписчиков и т.д.

Далее устанавливаем ограничения, чтобы удержать команду в рамках. В этот пункт идет все, что оговорено с заказчиком — определенный стиль оформления, тональность текста, время реагирования на комментарии, сроки и частота выхода постов. Сотруднику может понадобиться время, чтобы привыкнуть к этим стандартам и регламентам. Так что на первых этапах руководитель проекта может контролировать процесс.
2. Контроль без перегибов
Многие руководители устанавливают специальный софт, отслеживающий активность подчиненных в течение дня. Это может подойти, если заказ расписан по часам (например, верстка сайта — 10 часов). В других случаях работник почувствует, что ему не доверяют. А руководитель будет тратить свое драгоценное время на дополнительный контроль. Сотруднику на удаленке должны быть известны цели и то, как их достичь — тогда он сам распланирует свой рабочий день.

Исходим из того, что если сотрудник работает в вашей компании, то свою работу он хочет делать наилучшим образом. Его нужно только направить. Для этого и задаются цели, лимиты, регламенты и стандарты качества. Помимо этого у удаленного специалиста должна быть возможность спрашивать совета в трудных ситуациях. Не совершает ошибок тот, кто ничего не делает.
3. Использование онлайн-инструментов
Современный инструментарий велик, и каждый подбирает его, исходя из собственных бизнес-процессов. В нашей команде (write-studio.ru) достичь гармонии в коммуникациях помогает Trello. Его мы используем для проектного управления, отслеживания статусов задач, назначения сроков и исполнителей. Задачи дублируем и по электронной почте. Для оперативного общения есть WhatsApp. Эти инструменты просты в использовании, масштабируемы и позволяют отслеживать работу без постоянных звонков.
4. Командные созвоны
Команде на удаленке может не хватать совместного общения, и она потонет в информационном вакууме. Еженедельные созвоны помогают решить обе эти проблемы. Раз в неделю обсуждайте со всеми сотрудниками задачи по проектам, возможные трудности и пути их решения, предложения по клиентам и свежие идеи. Спрашивайте у своих спецов, как они видят свое развитие в компании.

Во время созвона примите за правило включать видеокамеру — 80% информации поступает к нам через жесты и мимику. Не забывайте и про личные созвоны. Не каждый сотрудник может обсуждать какие-то личные или рабочие вопросы на общих созвонах.
5. Обратная связь
Ваши сотрудники могут находиться в других городах. Важно, чтобы расстояние не влияло на коммуникацию. Запрашивайте обратную связь. Объяснили задачу — спросите у человека, правильно ли он ее понял. Есть вероятность, что вас услышали не так. Иначе впустую потратите свое время, время сотрудника и работа будет выполнена не так, как надо. Обратная связь помогает и в случае с «выгоревшими» специалистами. У кого-то возникли личные проблемы, а кто-то просто устал и ему необходим отдых. Такие моменты лучше узнавать как можно раньше, чтобы вовремя подхватить, перераспределить задачи.
Резюме по коммуникации на удаленке:
  • руководитель задает цели и ограничения, помогает сотрудникам в сложных ситуациях, вовремя получает обратную связь;
  • команда активно использует программы (Trello, WhatsApp, email) для коммуникации и устраивает еженедельные созвоны, используя видеокамеру;
  • в некоторых случаях руководитель проводит персональные звонки.
Дружной команды и слаженных процессов!
Смотрите также: